ADMINISTRACIÓN PORTAFOLIOS PROYECTOS HONDURAS | ANALISIS ADMINISTRACION DE PORTAFOLIOS HONDURAS | ADMINISTRACIÓN DE CARTERA
Los programas al igual que los proyectos según lo indica el PMI también requieren;
- Esfuerzos de iniciación, desarrollo y cierre
- La vida de un programa comienza con la aprobación de su presupuesto, y cuando se asigna el administrador de programas. Los programas son de carácter temporal.
- Los programas terminan cuando todos sus componentes han producido exitosamente los entregables. Los componentes más importantes son los proyectos y estos generan entregables. Cuando se logran los beneficios por los cuales fue generado el programa, en ocasiones estos beneficios han sido incorporados en producto final, también los programas terminan cuando, ocurre el proceso de transición de programa a operación, si ese es el caso del programa. El programa formalmente termina cuando el consejo directivo o el comité de dirección deciden cerrarlo. Los componentes en programa pueden comenzar en cualquier momento después de que el programa a iniciado y generalmente terminan antes de que el programa cierre.
Diferencia entre Proyecto, Programa y Portafolio
Proyecto:
Es un esfuerzo temporal que provee un producto o servicio y que entrega un resultado único. Pero tenemos que los proyectos pueden estar dentro de un programa e individualmente dentro de un portafolio.
Programas:
Son una estructura que está sobre los proyectos, o sea, que tiene un conjunto de proyectos relacionados entre sí, o sea, más de un proyecto y se gestionan sus componentes en forma coordinadas para obtener beneficios que no se pueden lograr de forma individual. Los beneficios que entrega un programa se pueden obtener de forma incremental, o sea, a medida que se va desarrollando el programa o al final del programa. Se agrupan dentro de un portafolio y se componen de subprogramas, proyectos y otros trabajos, que sus componentes son administrados en una forma coordinada para apoyo del portafolio.
Portafolios:
Es una colección de proyectos, programas, subportafolios y operaciones agrupados para facilitar la administración de estos y alcanzar los objetivos estratégicos de la organización. El portafolio es una macroestructura sobre los programas, tienen una colección de programas, proyectos y otros trabajos. Éstos elementos no necesariamente están relacionados, a su vez estos elementos pueden ser priorizados.
La administración de portafolios recopila una serie de herramientas y técnicas que permiten a la organización crear valor mediante una forma sostenida. Asimismo, vigila y establece los medios para convertir la estrategia en valor para la organización.
La aplicación de la administración de portafolios depende del grado de madurez de la organización. Es por eso que, a continuación se presenta un resumen de cómo está la aplicación de este tipo de administración en nuestro país, sus principales debilidades y oportunidades.
¿Cómo funciona la Administración de portafolios de proyectos?
El concepto de dirección de portafolios nace en el ámbito empresarial para la optimización de las inversiones que una organización realiza. En otras palabras, las organizaciones definen en cuáles productos financieros invertir. Dependiendo del retorno financiero que cada producto pueda rendir, considerando el nivel de riesgo de estos productos.
Este ejercicio permite a una organización identificar la combinación de productos con el retorno y riesgos. Tales que, permitan optimizar la utilización de los recursos financieros con que cuentan para invertir.
Logros que se dan en la Administración de Portafolios de Proyectos
Los logros de estos proyectos también tienen implicaciones de riesgo y dificultad de realización. La administración de portafolios o carteras de proyectos, consiste en la realización de varios procesos. Algunos de ellos similares a los utilizados en la gestión de portafolios financieros. Que con técnicas y herramientas específicas, se utilizan para identificar, evaluar, seleccionar, priorizar, aprobar y gestionar aquellos proyectos y programas que cumplan con los requerimientos de valor y riesgo que busca la organización. A la vez, permitan optimizar el uso de los recursos limitados con los que cuenta.
La administración de portafolios de proyectos o PPM como se le conoce en la industria de gestión de proyectos, ha tenido un auge en los últimos años, especialmente a principios del siglo. Cuando la asignación de recursos de inversión en proyectos se hizo más estricta y requirió de un método para discriminar unos proyectos de otros, dadas las limitaciones en recursos.
La implementación de PPM debe tener al igual que la implementación de dirección de proyectos en una organización, un patrocinio de muy alto nivel. Para asegurar que sea aceptado en primera instancia, ya que es un cambio en la cultura organizacional, y luego que sea implementado. Dado que puede representar valor importante en la realización de la estrategia de la organización.
Los principales motivos que obstaculizan la implementación de la administración de portafolios en nuestro país son las siguientes:
- Falta de experiencia en el manejo de carteras de los componentes de un portafolio .
- Falta de voluntad propia.
- Estructura organizacional definida.
- Cultura de evaluación de proyectos y programas propuestos.
- Personal capacitado y disponible para administrar portafolios.
- Manejo de procesos de administración de proyectos.
- Roles y funciones definidos.
- Mecanismos de comunicación eficientes.
El ámbito de la administración de portafolios es el de la estrategia. Muchas organizaciones realizan plan estratégico e invierten muchos recursos en dicho plan, sin analizar, evaluar, seleccionar y priorizar sus iniciativas estratégicas para autorizarlas. Aprobando iniciativas que tal vez no debieron realizarse, desperdiciando recursos valiosos.
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Pero no todo es malo, Honduras es un país con un alto volumen de proyectos ejecutados y existen otros factores que favorecen la aplicación como ser:
- Existen proyectos que apoyan un mismo objetivo estratégico
- Proyectos alineados con las metas y objetivos estratégicos de la organización.
- Proyectos con objetivos cuantificables
- Personas capacitadas en Identificación de necesidades y oportunidades.
- Proyectos consistentes con los valores de cultura
Grupos de procesos que rigen la Administración de Programas:
Tenemos los siguientes cinco procesos:
Inicio: aquí se definen los beneficios y se autoriza la creación de programa
Planeación: aquí se determina el plan de acción para cumplir con los beneficios además se define el alcance del programa
Ejecución: donde se pone en práctica las acciones planificadas para la obtención de beneficios y los objetivos del programa
Monitoreo Y control: para verificar si el programa y sus componentes progresa según lo planificado y también para tomar acciones preventivas o correctivas cuando así se requiera
Cierre: la formalización de la terminación ordenada del programa y la aceptación de servicios productos o beneficios que se va entregar
Análisis de procesos en proyectos de construcción en Honduras
¿Qué tipos de contrato se utilizan en los proyectos de construcción en Honduras?
Los denominados llave en mano y precios unitarios
¿Cuáles son las ventajas y desventajas de cada uno de los tipos de contratos utilizados en los proyectos de construcción?
Llave en mano:
Ventajas
- La obligación global asumida por el contratista frente al cliente, de entregar una obra completamente equipada y en perfecto estado de funcionamiento.
- La invariabilidad del precio pactado, el dueño conoce el costo total del proyecto desde el inicio
- Implica la celebración de un solo y único contrato realizado entre el cliente y el contratista.
Desventajas
- Eleva el costo de las obras y proyectos por la inamovilidad del proyecto,
- Lleva a que el contratista deba asumir las omisiones no detectadas
- Se puede llegar a tener baja calidad para maximizar la ganancia del contratista
- Se utiliza solo para proyectos que estén completamente definidos desde el principio
Precios unitarios:
Ventajas
- Es el más adecuado para proyectos de construcción ya que se identifican claramente las especificaciones del contrato
- No se asumen riesgos por cantidades de obras para el contratista
- Se conoce el valor inicial del contrato
Desventajas
- Variación en los precios
- La preparación de la oferta resulta muy costosa
- Las cantidades contratadas pueden aumentar o disminuir
¿Cuáles son las garantías que se solicitan para los proyectos de construcción, desde el proceso de licitación, adjudicación y cierre?
- Garantía de cumplimiento del contrato, Garantía por anticipo de fondos y Garantía de mantenimiento de la oferta.
¿Cuáles son las garantías que se solicitan para los proyectos de supervisión en Honduras?
- Garantía de mantenimiento de la oferta.
- Garantía de cumplimiento.
Conclusiones
- La administración de portafolios es una herramienta que coordinada los componentes que lo integran para lograr los objetivos organizacionales. Es un enfoque que busca alinear esfuerzos en los proyectos con la estrategia corporativa y así optimizar el uso eficiente de los recursos.
- Los componentes de un portafolio deben se cuantificables, medibles, calificables y priorizados
Bibliografía
- Establecimiento de una Oficina para Manejo de Proyectos
- ¿Qué es la Administración de Carteras o Portafolios y qué tiene que ver con Dirección de Proyectos?
Administración de proyectos en Honduras
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